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File Collaboration Techniken im Vergleich – Teil 4

Um Daten zwischen mehreren Standorten zu verteilen und gemeinsam daran zu arbeiten, gibt es mehrere Lösungsansätze, die ihre Vor- und Nachteile haben. Im Folgenden stellen wir Ihnen die vier großen Systeme vor:

  • Teil 1 – Content Management Systeme
  • Teil 2 – File-Replikation
  • Teil 3 – WAN-Optimierung
  • Teil 4 – Wide Area File Services
  • Teil 5 – Kombinierte Technologien

 

4. WIDE AREA FILE SERVICES

Wide Area File Services (WAFS), auch „Collaborative File Sharing“ genannt, erlauben Anwendern verteilter Teams mit verschiedenen Standorten, gemeinsame Dateien zu bearbeiten, als wären sie lokal verfügbar. Beispiele solcher Lösungen sind Peer Software PeerCollaboration und Global SCAPE WAFS. Sie kombinieren drei Elemente:

  • File Synchronisierung
  • Remote File Locking
  • Management-Features zur Kontrolle des File Sharing

Mit Wide Area File Services können Systemadministratoren die Software ebenso einfach wie bei File Replication-Produkten so konfigurieren, dass Inhalte zwischen zwei oder mehr Standorten synchronisiert werden. Allerdings registrieren WAFS, wenn eine Kopie offen ist und sperren andere Kopien im Netzwerk. Diese werden wahlweise während der Bearbeitung komplett blockiert oder können nur zur Ansicht geöffnet werden, bis die offene Kopie gespeichert und geschlossen wird.

Zusätzlich bieten WAFS weitere Services sowie Management-Tools im Hintergrund, die das File Sharing effizienter und zuverlässiger machen sollen.

Stärken

Durch die Synchronisation von gemeinsamen Dateien an mehreren Standorten erlauben WAFS verteilten Teams alle Dateien so zu behandeln, als wären sie lokal vorhanden. Daten können in LAN-Geschwindigkeit gesendet, erhalten und gespeichert werden. Anwender finden die Dateien in vertrauten File Shares, so dass keine Umschulung oder Hilfestellung notwendig ist. WAFS verbessern die Produktivität der Anwender durch den garantiert schnellen Zugriff und die hohe Performance bei vertrauten Interfaces. Zugleich ersetzt das Remote File Locking eine Versionskontrolle. Weil immer nur eine einzige Kopie einer Datei offen sein kann, können die Änderungen durch andere Anwender nicht überschrieben werden. Anwender können sich darauf verlassen, dass sie immer die letzte gesicherte Kopie vor sich haben und nicht etwa hinfällig gewordene Versionen. WAFS beinhalten zudem Techniken zur Einsparung von Bandbreite: zum Beispiel durch die Komprimierung der Dateien und das Replizieren veränderter Teile an Stelle von kompletten Dateien. Dies kann die Netzwerk-Performance während Traffic-Spitzenzeiten verbessern und mildert den Druck, teurere WAN-Verbindungen zu installieren.

Im Übrigen ist die TCO von WAFS gering. Es ist keine spezielle Hardware an den entfernten Standorten erforderlich, die Administration ist einfach und es werden weder ein Anwendertraining noch ein spezieller Support benötigt.

Schwächen

Wie der Name schon sagt, sind Wide Area File Services für File Sharing-Aufgaben gedacht. Sie verbessern nicht die Effizienz bei Sprache, Video, Datenbanken oder anderen nicht Datei-basierten Applikationen.

Zusätzliche Features

Einige weitere Merkmale von Wide Area File Services haben sich als besonders wertvoll für Unternehmen erwiesen:

  • Cross-Domain File Synchronisierung und Locking erlaubt Personen in z.B. verschiedenen Unternehmen, Dateien und deren Bearbeitung wie in einem Team zu teilen.
  • Cross-Plattform Support ermöglicht File Sharing zwischen Windows- und NetApp-Umgebungen.
  • Zentralisiertes Event-Level-Logging und Reporting hilft Administratoren, Ereignisse mit Hilfe kompletter Aufnahmen aller Datei-Vorgänge (öffnen, ändern, löschen, replizieren, synchronisieren) zu managen und Fehler zu beheben.
  • Ein zentralisiertes Management Dashboard und eine Alarmfunktion geben Administratoren ein Echtzeitbild offener und gesperrter Dateien, von
  • Replikationsaktivitäten sowie fehlgeschlagener Locking- und Replication-Events.
  • „Deletion Protection“ verhindert versehentliche Datenverluste, indem gelöschte Dateien in einem speziellen Ordner gespeichert werden.
  • Ein Backup-Speicher hält eine Historie der Änderungen an jedem File bereit.

Best Case-Szenario

WAFS passen hervorragend zu Geschäftsprozessen, die ausgedehntes File Sharing mit Versionskontrolle erfordern – und wenn Sprach- und Video-Applikationen zweitrangig sind. Das beinhaltet Produktdesign- und Entwicklungsprozesse mit CAD/CAM und weiteren Design-Dateien, Konstruktions- und Herstellungsprozesse mit Spezifikationen und Design-Dokumenten, Budgetierung und finanziellen Aktivitäten, die große Übersichten nutzen sowie Sales- und Marketing-Gruppen, die ständig Präsentationen und Ähnliches aktualisieren.

WAFS empfehlen sich außerdem, wenn Daten zwischen verschiedenen Unternehmen geteilt werden müssen: Zum Beispiel wenn Hersteller eng mit Lieferanten, Kunden und anderen Dritten zusammenarbeiten. Viele alternative File Collaboration-Techniken sind auf einen einzigen Kunden begrenzt.

WENN FILE COLLABORATION FUNKTIONIERT:

„INTEGRATED WORDLWIDE SERVICES hat endlich eine Wide Area File Services-Lösung eingerichtet. Wenn Thomas nun große Dateien bearbeiten will, erhält er diese als Kopien schnell aus einem lokalen File Share. Wenn er seine Version speichert, wird diese an den anderen Standorten repliziert. Wenn Yao (auf einem anderen Kontinent) an einer der Dateien arbeitet, wird Thomas informiert, dass diese nun gesperrt ist. Er öffnet sie später, wenn Yao fertig ist. So gehen keine Updates verloren. Sally kann sicher sein, dass der Budget-Plan, den sie öffnet, die aktuellste Version ist. Wenn Misha einen Slide in seiner Präsentation verändert, wird nur ein kleiner Teil der Datei in die Zweigstellen-Büros gesendet. So läuft das Netzwerk reibungslos. Thomas, Sally, Misha und Yao sind glücklich, die Produktivität erhöht sich, die Daten sind immer korrekt und die Kosten sinken.“

 

Direktlinks:

 

 

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Seit vier Jahren kümmern sich die Kollegen von aikux.com um die Fileserver ihrer Kunden – von 9.00 – 18.00 Uhr, fünf Tage pro Woche. Die Beiträge dieses Blogs kommen aus der Praxis und sind gedacht für die Praxis, denn: Hier schreiben Techniker. Und sie sind gedacht als ein Angebot von uns an Sie: Greifen Sie also auf unsere Erfahrungen zurück und suchen Sie das Gespräch – Sie finden uns hier.

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