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File-Collaboration Techniken im Vergleich – Teil 1

Um Daten zwischen mehreren Standorten zu verteilen und gemeinsam daran zu arbeiten, gibt es mehrere Lösungsansätze, die ihre Vor- und Nachteile haben. Im Folgenden stellen wir Ihnen die vier großen Systeme vor:

  • Teil 1 – Content Management Systeme
  • Teil 2 – File-Replikation
  • Teil 3 – WAN-Optimierung
  • Teil 4 – Wide Area File Services
  • Teil 5 – Kombinierte Technologien

 

Teil 1 – Content Management Systeme (und Einleitung)

 

EINLEITUNG – File Sharing für verteilte Teams

Eine kollaborative Welt

Verteilte Teams sind ein zentrales Merkmal moderner Unternehmen. So arbeiten etwa Designer-Teams rund um den Globus zusammen, um neue Produkte zu entwickeln. Konstrukteure, Hersteller, Marketingfachleute, Verkäufer, Logistiker und Finanziers managen gemeinsam komplexe Geschäftsprozesse in Büros, die tausende Kilometer voneinander entfernt sind. Unternehmen, Lieferanten und Kunden koordinieren Lieferketten über Kontinente hinweg.

Herausforderung File Sharing

Unglücklicherweise sehen sich IT-Organisationen ernsten Herausforderungen gegenüber, wenn zusammenarbeitende Teams große Dateien wie zum Beispiel Design-Studien, Tabellen, Präsentationen, Vorschläge, Handbücher und Produktspezifikationen untereinander austauschen wollen. Wenn hierfür zum Beispiel E-Mails oder FTP genutzt werden, bedeutet das typischerweise Folgendes: Lange Wartezeiten auf große Dateien. Fehlende Versionskontrolle führt oft zu doppeltem Aufwand, überflüssiger Arbeit und unnötigen Fehlern.

Ständig fließender Dateienaustausch verlangsamt zudem das Netzwerk und bläht die Kosten für Bandbreite und Speicher auf. Zusammengefasst beeinträchtigen diese unorganisierten Methoden des Datenaustauschs die gemeinsame Produktivität, verursachen Ineffizienz und Fehler. Das Resultat sind schließlich eine Vielzahl versteckter Kosten.

Vier Techniken

IT-Organisationen stehen verschiedene Techniken zur Verfügung, um das File Sharing für Teams in verschiedenen Standorten zu verbessern. Weil diese aber das Problem auf sehr verschiedene Weise angehen, ist es nicht leicht, sich einen Überblick zu verschaffen. Das vorliegende White Paper zeigt Stärken und Schwächen der vier am meisten verwendeten technischen Lösungen auf:

  • Content Management-Systeme
  • File Replication und Mirroring
  • WAN-Optimierung
  • Wide Area File Services (auch „Collaborative File Sharing” genannt)
Thomas, Sally, Misha und Yao

UNGLÜCKLICHE ANGESTELLTE in vier Büros der Firma Integrated Worldwide Services: Thomas fragt Yao nach einigen großen Dateien und wird ungeduldig, als er mehrere Minuten auf die E-Mail warten muss. Die beiden arbeiten gleichzeitig an derselben Datei, aber Yaos Version wird übergangen, als Thomas seine Kopie speichert. Sally arbeitet an einer Budget-Liste, die buchstäblich von gestern ist, da sie nicht informiert wurde, dass diese längst durch eine neuere Version aus einem anderen Büro ersetzt wurde. Sales-Chef Misha öffnet eine Präsentation und verändert einen der Slides. Indem er die gesamte Mammut-Datei anschließend an 150 Verkäufer in 40 Zweigstellen verschickt, zwingt er das Netzwerk in die Knie.

Damit ist klar: E-Mails sind nicht der richtige Weg für die Teamarbeit bei Integrated Worldwide Services.

 

Die folgende Übersicht bietet einen genauen Vergleich von Techniken inklusive des jeweils am besten dazu passenden Szenarios.

 

Teil 1 – Content Management Systeme

Content Management-Systeme (CMS) und Enterprise Content Management-Systeme (ECM) wie etwa Microsoft SharePoint und EMC Documentum erlauben es Teams, gemeinsam an Dokumenten und anderen geteilten Inhalten zu arbeiten.

Stärken
  • Content Management-Systeme bieten typischerweise eine Reihe von Merkmalen, um das gemeinsame Arbeiten an Dateien zu ermöglichen.
  • Anpassbare Workflows organisieren den Prozess der Erstellung, Bearbeitung, Ansicht und Genehmigung komplexer Dateien.
  • Rollenbasierte, flexibel definierbare Kontrollen legen fest, wer Dateien anlegen, betrachten, modifizieren oder löschen darf.
  • Versionskontroll-Features gewährleisten, dass jeder stets mit den jeweils letzten Versionen arbeitet, da Änderungen durch andere Team-Mitglieder weder ignoriert noch überschrieben werden.
  • Finale Versionen von Dokumenten können auf Websites und in zentralen Verzeichnissen veröffentlicht werden.
  • Viele Content Management-Systeme sind zudem hoch skalierbar und können Hunderte oder Tausende von Dokumenten für eine ebensolche Anzahl von Anwendern managen.
Schwächen

Unglücklicherweise besitzen die meisten Content Management-Systeme eine zentralisierte Architektur, die eigentlich nicht für verteilte Teams gedacht ist. Jede Datei wird in einem zentralen Verzeichnis gespeichert. Von anderen Ablageorten angeforderte Dateien müssen dort entfernt und zur Verwendung an den gewünschten Ort übertragen, dann gespeichert und wieder in das zentrale Verzeichnis abgelegt werden. Das Ergebnis:

  • Datei-Öffnungs- und Speicherzeiten von entfernten Orten können sehr lang sein
  • Die Netzwerk-Performance kann durch starke Nachfrage nach großen Dateien in Spitzenzeiten beeinträchtigt werden
  • Darüber hinaus können Anwender Dateien nicht mehr einfach aus einem gemeinsamen Verzeichnis holen. Sie müssen für das CMS erst speziell geschult werden. In einigen Fällen geht das auf Kosten der Akzeptanz durch die Anwender und erhöht die Supportkosten.

 

Vergleich Collaboration Techniken

 Best Case-Szenario

Der ideale Fall für Content Management-Systeme sind Umgebungen mit:

  • Lokalisierter Dateinutzung, bei der die meisten Dateien nur in einem Büro genutzt und nicht mit anderen Büro-Standorten geteilt werden.
  • Dokumenten mit komplexen, sich wiederholenden Arbeitsabläufen, die straff gemanaged werden (zum Beispiel Inhalte für Websites oder Publikationen, Behördenformulare.)

Teil 2 unserer Reihe, File-Replikation und Mirroring, werden wir innerhalb der nächsten Tage veröffentlichen.

Direktlinks:

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Seit vier Jahren kümmern sich die Kollegen von aikux.com um die Fileserver ihrer Kunden – von 9.00 – 18.00 Uhr, fünf Tage pro Woche. Die Beiträge dieses Blogs kommen aus der Praxis und sind gedacht für die Praxis, denn: Hier schreiben Techniker. Und sie sind gedacht als ein Angebot von uns an Sie: Greifen Sie also auf unsere Erfahrungen zurück und suchen Sie das Gespräch – Sie finden uns hier.

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